Les métiers de standardiste et de secrétaire sont souvent confondus. Cela s’explique par le fait que dans l’une ou l’autre des fonctions, l’on répond au téléphone. Néanmoins, ces deux emplois sont différents en termes de rôles, d’exigences et de tâches à accomplir. Décryptage !
Quelles sont les fonctions d’une standardiste ?
La standardiste, aussi appelée réceptionniste, est la première personne présente à l’accueil d’une entreprise. Son rôle est multiple : elle reçoit les visiteurs, répond au téléphone, s’occupe du courrier et veille à la propreté du périmètre d’accueil. Un diplôme d’études secondaires est généralement requis pour exercer cette profession. Plus encore, ce sont le comportement et l’apparence de l’hôte ou de l’hôtesse d’accueil qui importent. Les employeurs apprécient ces qualités à juste titre, puisque la standardiste est la première image de l’entreprise pour un visiteur.
Quelles sont les fonctions d’une secrétaire ?
Les fonctions d’une secrétaire sont différentes selon ses attributions et la taille de l’entreprise. Le profil de ce poste a largement évolué suite à l’avènement de l’électronique. Généralement, la secrétaire prend en charge le courrier, organise les rendez-vous, répond au téléphone et commande les fournitures. C’est un diplôme d’études secondaires qui est habituellement requis, souvent complété par une formation en secrétariat. La connaissance des logiciels informatiques, la rapidité de frappe et les compétences en communication sont aussi valorisées.
Quelles sont les différences entre les deux postes ?
La standardiste comme la secrétaire jouent un rôle d’importance dans le cadre d’une entreprise. Toutes deux sont responsables de l’image de marque de la structure pour laquelle elles travaillent. La standardiste est la personne qui donne la première impression au visiteur dès son arrivée dans les locaux professionnels. Elle représente l’ensemble de l’entreprise à ce titre. Tandis que la secrétaire s’occupe de fluidifier le fonctionnement des rouages en arrière-plan. Elle est plus spécifiquement rattachée à un service, pouvant être chargée de responsabilités plus larges selon les cas. Chez Alizée Hôtesses les équipes sont formées avec cette double préoccupation professionnelle. L’avantage pour l’employeur est de pouvoir compter sur une personne compétente, offrant une belle présentation et toujours disponible.
L’emplacement de travail marque aussi une différence entre les deux postes. Le bureau de la standardiste est habituellement situé dans la zone d’accueil de l’entreprise. Celui de la secrétaire se trouve le plus souvent à proximité des personnes pour lesquelles elle travaille. En ce qui concerne les missions, certaines entreprises demandent à leur standardiste d’effectuer des tâches supplémentaires liées à l’informatique. L’une comme l’autre de ces fonctions peuvent être externalisées afin de bénéficier d’une main d’œuvre qualifiée et immédiatement opérationnelle. Il en va de l’image de marque de toute entreprise.